Tim Belmans: Van factuur naar boeking

Accountants moeten meer inzetten op advies. Daarover zijn de meesten het eens. Maar hoe ze die transformatie precies gaan aanpakken, daarover bestaat veel minder eensgezindheid. Daarom richtte productmanager Tim Belmans zich tijdens Taxville Online op de documentenstroom, niet toevallig een van de processen binnen het boekhoudkantoor dat erg gebaat is bij automatisering.


Meer dan 60 procent van de workflow van een modern boekhoudkantoor is vandaag transactioneel. Dat wil zeggen dat de gemiddelde accountant vandaag meer dan de helft van zijn tijd spendeert aan het overtypen en inboeken van facturen. “Als we hierin kunnen automatiseren, dan boeken we een enorme efficiëntiewinst”, stelt Belmans.

 

Geef het goede voorbeeld: omarm e-invoicing

Elektronische facturatie is wellicht de belangrijkste voorwaarde om automatisering mogelijk te maken. Vandaag zijn echter amper 5 procent van alle b2b-facturen e-invoices. Een gemiste kans, want e-facturen zijn een stuk goedkoper én ze worden in de regel veel sneller betaald. Er is dus nog werk aan de winkel.

“Ik wijs accountants hierin graag op hun verantwoordelijkheid”, zegt Belmans. “Geef het goede voorbeeld aan uw klanten en factureer zelf elektronisch. En dan bedoel ik geen factuur op pdf in een mail, maar een volwaardige elektronische factuur in xml- of ubl-formaat dat rechtstreeks ingelezen kan worden door boekhoudsoftware. De meeste erp- en boekhoudpakketten zijn hiervoor trouwens al perfect uitgerust. Ze beschikken bovendien vaak over geïntegreerde betaalmodules zodat u facturen onmiddellijk kunt betalen, zonder dat u naar een bankapplicatie moet switchen.”

 

Wat met klanten die niet elektronisch (willen) factureren?

Ondanks de technologische mogelijkheden kent e-invoicing nog heel wat tegenstand. Voor die klanten doet u een beroep op OCR-software. Daarmee haalt u de relevante gegevens uit facturen in pdf op, zodat u ze alsnog digitaal kunt inladen in uw boekhoudsoftware. Coda’s en soda’s helpen dan weer om bank- en betalingsgegevens digitaal op te volgen.

 

De gevolgen van een volledig digitale document flow

Als uw document flow volledig digitaal verloopt, wordt boekhouden een kwestie van enkele muisklikken. U beschikt dan heel het boekjaar door over actuele cijfers die de basis vormen voor uw adviserende taken. “Het is wel cruciaal dat u als accountant het contact met uw klanten niet verliest”, waarschuwt Belmans. “Integendeel, u moet méér inzetten op face-to-face interactie. Proactief advies moet de norm worden.”

 

Naar een volledige geïntegreerde workflow

Tot slot geven we nog een overzicht van een volledig digitale workflow en de daaraan gekoppelde tools (Basecone, Adsolut Boekhouding, …) en partnertools (TOCO, CodaBox, …) van Wolters Kluwer.

 

“Wolters Kluwer biedt vandaag voor elk proces binnen het boekhoudkantoor (accountancy, taxation, practice management, …) een of meerdere tools aan. Die kunnen bovendien allemaal met elkaar communiceren, over de grenzen van de individuele werkprocessen heen. Zelfs externe data, afkomstig van derden, kunnen we via webservices en API met onze software koppelen. En dat is een immens voordeel voor de accountant”, besluit Belmans.

 

Bent u klaar voor de volgende stap in de digitalisering van uw kantoor?

Bespreek uw mogelijkheden met onze experts

Comments are closed.